Projektmanagement für deine Projekte

Unser Verständnis von Projektmanagement

Unter Projektmanagement verstehen wir die Summe der Prozesse und Methoden, um ein Projekt zu beschreiben, zu planen, Zeiten und Kosten darauf zu erfassen und abzurechnen sowie die Ergebnisse zu steuern und zu überwachen.

Seit vielen Jahren nutzen wir in unseren mittelständischen IT-Projekten ein standardisiertes Vorgehensmodell für das Projektmanagement, welches sich bewährt hat. Dieses noch überschaubare, mittelstandsgerechte Modell möchten wir dir nachfolgend kurz vorstellen. Für das Arbeiten mit CAMACproject ist die Verwendung dieses Vorgehensmodells jedoch keine Voraussetzung.

Die eingesetzten Methoden und Verfahren in diesem Vorgehensmodell sind dabei kein Selbstzweck. Vielmehr steuern sie nachhaltig den Projekterfolg.

Selbstverständlich passen wir unser Vorgehensmodell an die Erfordernisse des jeweiligen Projektes sowie den kundenspezifischen Bedarf an.

Ziele dieser projektbegleitenden Maßnahmen sind:

die gemeinsame Planung und Realisierung des Projektes,
die permanente Transparenz und Kontrolle der einzelnen Projektschritte,
die Einhaltung von Terminen und Budgets,
die Gewährleistung der Qualität der Projektergebnisse,
der Knowhow-Transfer zu unseren Kunden.

Projektstart (Kick-Off)

Der Projektstart als erster Schritt im CAMAC-Vorgehensmodell für das Projektmanagement findet bei uns in aller Regel im Rahmen eines ein- bis zwei-tägigen Projektstart-Workshops statt.

An diesem Kick-Off Meeting sollten neben dem externen Projektleiter soweit möglich alle beim Kunden in das Projekt involvierten Personen teilnehmen.

Folgende Aktivitäten sind Gegenstand dieser Projektphase soweit sie nicht bereits im Vorfeld abgeklärt wurden:

der Transfer von Knowhow aus der Vorprojektphase in das Projekt,
die Vereinbarung von Projektzielen,
die Festlegung der Projektorganisation,
die Gliederung des Projektes in Teilschritte,
die Zuordnung des geplanten Aufwandes zu den Teilschritten,
die Festlegung von Meilensteinen,
das Erstellen erster Terminpläne und Aktivitäten-Checklisten.

Projektorganisation

Im Rahmen der Projektorganisation wird zunächst das Projektteam sowie der interne und externe Projektleiter festgelegt. In größeren Projekten wird ggf. zusätzlich ein Lenkungsausschuss implementiert.

Der Lenkungsausschuss als übergeordnete Instanz ist verantwortlich für die Festlegung strategischer Ziele sowie die Überwachung des globalen Projektverlaufs. Zusätzlich muss der Lenkungsausschuss bei ernst-haften Problemen im Projektverlauf ein-greifen. Er setzt sich aus Delegierten des Projektauftraggebers sowie der externen Berater zusammen. Seitens des Kunden ist häufig die Geschäftsleitung Mitglied des Lenkungsausschusses. Der Lenkungsausschuss informiert sich über den Projektverlauf in aller Regel in Form von Projekt-Reviews.

Der externe Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass das Projekt die Projektziele in fachlicher, finanzieller, terminlicher und qualitativer Hinsicht erreicht. Er plant, überwacht und steuert den Projektverlauf.

Das Projektteam sowie ggf. die Teilprojektleiter berichten an ihn, der Projektleiter wiederum berichtet an den Lenkungsausschuss bzw. direkt an den Auftraggeber.

Außerdem sorgt der externe Projektleiter dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt die für den Projektfortschritt erforderlichen externen Mitarbeiter, wie z.B. Teil-Projektleiter, Entwickler, Berater für spezielle Bereiche usw. zur Verfügung stehen.

Für ein Projekt ist es enorm wichtig, dass dem Projektteam seitens des Auftraggebers ein kompetenter und entscheidungsbefugter Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Aufgabe dieses Projektleiters des Kunden ist es, Arbeitsergebnisse aus dem Projekt wie z.B. Einsatzanalysen, Fachkonzepte, Testsysteme usw. von geeigneten Personen des Kunden fristgerecht prüfen zu lassen.

Desweiteren ist er der Haupt-Ansprechpartner für den externen Projektleiter und das Projektteam. Er berichtet ebenfalls an den Lenkungsausschuss.

Die optimale Zusammensetzung des Projektteams ist ebenfalls wesentlich für den Projekterfolg. Hier ist insbesondere der Projektleiter des Kunden gefordert, wobei die folgenden Faktoren von Bedeutung für die Auswahl des Projektteams sein sollten:

Qualifikation,
Motivation,
zumindest teilweise Freistellung vom Tagesgeschäft,
Belastbarkeit,
soziale Kompetenz.

Neben den zentralen Personen der Fachabteilung sollte immer auch mindestens ein Vertreter der IT-Abteilung Mitglied im Projektteam sein, um den Knowhow-Transfer in Bezug auf die IT-Lösung zu gewährleisten.

Projektmanagement und Projektplanung

In Abhängigkeit der Projektdauer, des Budgets und der Vorgaben des Kunden wird im Rahmen des Projektstartgespräches der Umfang der Projektmanagement-Aktivitäten sowie der notwendigen Infrastruktur festgelegt.

Dazu gehören auch Kollaborationstools für die gemeinsame Verwaltung von Aufgaben und Terminen.

Ein weiterer bedeutsamer Punkt im Rahmen des Projektstarts ist die Strukturierung des Projektes sowie die Zuordnung des geplanten Aufwandes.

Hierfür stellt CAMACproject die Projekt-Strukturplanung und die Projekt-Preisplanung zur Verfügung.

Einsatzanalyse

Vor der Projektrealisierung wird von uns bei komplexeren Projekten grundsätzlich die Durchführung einer Einsatzanalyse empfohlen.

Im Rahmen einer solchen Einsatzanalyse wird zunächst der Istzustand der Organisation des Kunden in Bezug auf das einzuführende System sowie die relevanten vor- und nachgelagerten Systeme aufgenommen und dokumentiert.

Anschließend wird gemeinsam mit dem Kunden ein (grobes) Sollkonzept entwickelt und ebenfalls schriftlich fixiert.

Nach Durchsprache und Verabschiedung der Einsatzanalyse dient diese einerseits als Basis für die Realisierung des Projektes und andererseits als Nachschlagewerk für ggf. neu in das Projekt stoßende Mitglieder des Projektteams, z.B. Entwickler oder Teil-Projektleiter.

Projektkoordination

Im Rahmen der Projektkoordination finden in regelmäßigen Abständen bzw. bei Bedarf zur Abstimmung Team- und Subteamsitzungen statt.

Werkzeuge der Projektkoordination sind Besprechungsprotokolle, Besuchsberichte, Terminpläne und Aktivitäten-Checklisten.

Projektcontrolling

Die zentralen Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings sind:

das Überwachen der Projektziele,
das Sicherstellen geplanter und vereinbarter Ergebnisse,
die Steuerung und Überwachung des geplanten Projektportfolios,
die Anpassung des Projektportfolios an sich ändernde Umweltbedingungen,
die Berücksichtigung neuer im Rahmen des Projektverlaufs sich ergebender Anforderungen,
die Überwachung des Ressourcenverbrauchs und des Budgets,
die Analyse von Budget-Abweichungen,
die Vermeidung organisatorischer und persönlicher Reibungsverluste.

Wir verwenden insbesondere die folgenden Hilfsmittel im Rahmen des Projektcontrollings:

Nachweis Projekt-Zeiten und Kosten

Nachweise von Projekt-Zeiten und Kosten listen die im Rahmen der Kunden-Projekte geleisteten Tätigkeiten und weiter zu belastenden Kosten auf. Damit bilden sie sowohl eine der Grundlagen für das Projektcontrolling als auch für die Abrechnung mit dem Kunden.

Diese Nachweise kannst du in CAMACproject einerseits über die Funktion Nachweis Zeit und Kosten erstellen.

Wenn du auch Rechnungen mit CAMACproject erstellst, dann werden beim Rechnungsdruck automatisch Nachweise zur Rechnung erstellt, die du ebenfalls verwenden kannst.

Bei uns werden die Projekt-Zeiten und Kosten immer direkt bei Anfall erstellt. Falls man beim Kunden nicht direkt dazu kommt, spätestens am Abend des selben Tages. Die Aufschreibung der Zeiten erfolgt je angefangener Viertelstunde auf das Projekt und ggf. auf die Aufgabe (= Unter-Projekt).

Fakturiert wird üblicherweise zum Monatsende auf Basis der vorliegenden Tätigkeits-nachweise. Das Projektcontrolling kann bei Bedarf auch in kürzeren Zyklen erfolgen.

Projekt-Status

Regelmäßig (zumindest 1 x im Monat) wird vom externen Projektleiter auf Basis der Projekt-Zeiten und Kosten ein Projekt-Status für den Kunden bereitgestellt.

In CAMACproject kannst du einen solchen Projekt-Status-Report jederzeit aktuell als PDF erstellen (siehe Bild unten).

Der Projekt-Status bietet die Möglichkeit, frühzeitig eventuelle Budgetabweichungen zu erkennen.

Projekt-Review

Projekt-Plan-Ist-Vergleiche werden in aller Regel im Rahmen von Projekt-Reviews besprochen.

Solche Projekt-Reviews anlässlich definierter Meilensteine im Rahmen des Projektes bieten die Möglichkeit, den Projektstatus für den Lenkungsausschuss, die weiteren Projekt-Beteiligten aber auch z.B. die Geschäftsleitung des Kunden aufzubereiten und eventuell notwendige Kurskorrekturen vorzubereiten.

Im Rahmen von Projekt-Reviews sind folgende Themen relevant und werden vom externen Projektleiter entsprechend vorbereitet:

der allgemeine Projektfortschritt,
der Status der Projektziele,
der Status der Projekttermine,
der Status der Projektkosten im Verhältnis zur Zielerreichung,
der Status der Projektorganisation und der „Projektkultur“,
der Status des „Projektklimas“.

Fachkonzepte

Auf Basis der Einsatzanalyse, welche als grobe Richtschnur für den Projektverlauf dient, sind ggf. einzelne Themenbereiche detaillierter zu definieren. Dies kann z.B. die Beschreibung des Planungsablaufes oder eines neuen Programmes sein.

Diese Detailkonzepte, die neben den Besuchsberichten u.a. auch den Projektfortschritt beschreiben, werden bei uns unter dem Oberbegriff Fachkonzept zusammengefasst.

Realisierung und Einführung

Die Projektrealisierung umfasst bei uns ggf. die folgenden Punkte:

Customizing der individuellen Lösung (Konfiguration von Stammdaten, Wer-tesystemen, Regeln…),
Einrichtung und Test der Imports aus relevanten Vorsystemen (ERP-Software, Finanzbuchhaltung, Excel…),
Konfiguration automatisierter Abläufe,
Erstellung von Planungsmasken und Reports,
Schulung der Anwender,
Festlegung organisatorischer Rahmenbedingungen,
Unterstützung der Anwender bei den ersten Schritten.

Projektabschluss und Projektabnahme

Der Projektabschluss als letzter Punkt unseres Vorgehensmodells für das Projektmanagement findet in aller Regel in Form einer Abschlussbesprechung statt, an der neben dem externen Projektleiter alle Projektbeteiligten des Kunden teilnehmen.

Einerseits erfolgt eine abschließende Beurteilung des Projektes, wobei folgende Kriterien zum Ansatz kommen:

die Erfüllung der Projektziele,
die Einhaltung der Termine und Kosten,
die Qualität der Projektteamarbeit.

Auf Basis dieser Kriterien erfolgt im Anschluss die Projektabnahme durch den Auftraggeber in Form eines Projektabschlussberichtes.

Bereits in der Projektabschluss-Besprechung können ggf. Vereinbarungen für die Nachprojektphase getroffen werden.